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【転職・新入社員】仕事でミスが少ない人が実践している15の方法

仕事でミスが少ない人が実践している15の方法をお伝えします。

このページにたどり着いたあなたは、おそらく仕事でミスが多いことに悩んでいるのではないでしょうか。

ミスというものは、誰にでも起こりうるものですが、それが起こる要因としては大きく2つあります。

1つめは、環境変化です。

具体的には・・・
・新入社員として会社に入社したばかり
・新しい会社に転職したばかリ
・人事異動で新しい部署に異動したばかり
・部内異動で新しい仕事をやることになった
・久しぶりにその仕事をすることになった
・新しいやり方で仕事をすることになった

これらはその仕事に不慣れなことや、仕事の全体像をよく理解していないことから起こる、ある意味仕方のないミスです。

普通は時間の経過(3ケ月が目安)とともに徐々にミスは減ってきます。

2つめは、ミスの防止策が正しく取られていないことです。

防止策が取られていない為にミスが起きるということは、「そもそもの防止策を知らない」「ミスに対して認識が甘い」ということが考えられます。

このような場合、根本的な解決をしない限り、あなたのミスは永遠と繰り返されます。

ちなみに、ミスが多い人というのは、同僚からは以下のように思われているようです。

・安心して仕事を任せられない
・ミスを挽回するために余計な時間を取られる
・ミスの多さにこっちまでイライラする
・適当な人間だ
・仕事にやる気がない
・謝るなら最初からミスするな

いやいや、、、そんなこと言われても・・・

好きでミスしてる奴なんかどこにもいねーよ!



って感じですよね(笑)

ミスした本人が一番、凹んでるし、反省しています。

できることならミスなんてしたくない・・・。

それでもミスが続くと、めちゃくちゃ凹みますね。

そんなこんなで、今日はミスを撲滅する具体的な防止策を一覧にしてまとめましたので、ご紹介します。

ここで紹介する防止策は全部で3種類あります。

1つめが、自分でできるミス防止策

2つめが、人と仕事をする際にできるミス防止策

3つめが、ミスが起きることを想定した防止策

それでは、順番に説明していきます。

1.自分でできるミス防止策

メモの作成とTo Do List の作成

人間の脳みそは、どんどん入ってくる情報を処理するために、過去のこは忘れるように出来ています。

必ずその場でメモを取りましょう。

そしてメモをTo Do List にして、一覧にまとめましょう。

この時のポイントは必ず期限とセットで考えることです。

期限はすなわち優先順位です。

優先順位の高いものから着実にこなし、やり忘れが無いように管理しましょう。

机や引き出しの整理整頓

机の上に書類や不要なものが散らかっていませんか。

机の上散らかりは、あなたの心の状態をあわらしています。

きっとあなたの心も何から手を付けてよいのか分からないような状態になっているはずです。

これは、机の上を綺麗にする習慣づけが大切です。

最初の頃は、整理整頓が面倒くさいんですが、慣れてくるとむしろ机の上が汚い状態に違和感を覚えます。

机の上が汚いのが好きって人もたまにいますが、それは言い訳です。

どう考えても、机が汚いと集中力が下がりますし、書類の紛失など、ミスを誘発します。

書類のダブルチェック

必ず提出前にダブルチェックをしましょう。

できれば、2人でペアになってお互いの作成物を確認し合いましょう。

この際、何も置いていない静かな机に二人で移動して、声に出し合って1行1行読み合わせを行うことが効果的です。

チェックする人は、モノサシを用意して、正しければ線を引くなど、焦らずに着実な確認を行いましょう。

集中する時間を作る

ミスが発生する原因はオフィス環境にもあります。

おしゃべりをしながら、電話をしながら、なにか他のことに気を取られながらする仕事、いわゆる「ながら仕事」は確実にミスを誘発します。

1つのことをやると決めたら、終わるまで集中して取り組むようにしましょう。

休憩をしっかりとること

睡眠不足だったり、昼休みをしっかりとらずにぶっ通しで仕事をすると必ずミスを誘発します。

急がば回れで、忙しくても必ず適度に休憩を取り、脳みそを休めましょう。

間違えやすい所を把握する

一定の間、仕事をしていると自分がミスをするポイントに気がつくと思います。

添付ファイルを付け忘れる、人の名前(漢字)を間違える、メールの返信忘れが多いなど人によってミスに傾向があります。

それらを自分で自覚したら、その仕事をするときはいつも以上に注意をするようにしましょう。

自分が良く間違えやすいという事を把握していることで、自然とダブルチェックする習慣が身に付きます。

また、同僚から見て自分はどのような点をミスをしやすいか客観的な意見を取り入れることで、自分でよくやりがちなミスのパターンに気が付くことができます。

責任感を持つこと

ミスが多い人には、必ずと言ってよいほど「心の中に甘え」があります。

「少しくらい間違えててもいいや」「忙しいから仕方ないでしょ」

こういう考えがミスを誘発します。

自分の仕事に責任感を持ち、どんな小さなミスでも撲滅させる気持ちで仕事にのぞみましょう。

段取りとスケジュール確認

急いでする仕事は、ミスをする確率がグンと伸びます。

相手が急に依頼をしてきた場合は、致し方ないところもありますが、少なくとも自分自身で急いで仕事をやらなければならないような状況を作らないようにしましょう。

そのためには、段取りとスケジュール管理を念入りに行い、期限に余裕をもった仕事をすることで、ミスは確実に減ります。

2. 人と仕事をする際にできるミス防止策

人と仕事をする際に起きがちなミスを防止する方法ですが、大事なことは「疑問に思ったこと」「曖昧に思ったこと」をそのまま放置せず、確認を行うという事です。

そのためには、必ず相手に質問をするようにしましょう。



それでは、具体的にどのような質問をすることで、相手が要求していることを正確に把握し、ミスの撲滅につながるのでしょうか。

順番にみて行きましょう。

仕事の目的を確認する

仕事を引き受ける前に必ず「目的」を確認しましょう。

分からない場合は「この仕事の目的はなんですか?」と確認するようにしましょう。

何のためにその仕事をしているのかを理解していれば、方向性がずれることはありません。

また、自分で先を見越してこうすべきだという判断することができます。

例えば、段ボールを会議室に運ぶという仕事を命じられたとしましょう。

目的を確認せずにこの仕事を受けると、単に会議室に段ボールを運んで終わりです。

でも、目的が10分後に始まる会議の準備だったらどうでしょうか?

急いでその段ボールを開封して、資料を机に並べる必要がありますね。

「はい」か「いいえ」で絞り込む

仕事を頼まれたときに「どうやったらできますか?」と聞くのは、上手な質問ではありません。

「このためにやるんですよね?」「こういうやり方でいいですよね?」というように、必ず「はい」か「いいえ」で答えられるような質問で聞きましょう。

相手は説明の手間が省けるし、自分も正しく理解をしているか確認することができます。

曖昧な表現を排除する

業務を依頼するあるいは受ける時には、極力曖昧な表現を使うのをやめましょう。

まず「これ」「それ」「あれ」などの指示語です。指示語が何を指しているのか、明確に表現しましょう。

「今度」「早めに」などの表現も要注意です。「12月1日の13:00までにメールで回答ください」というように具体的に表現をしましょう。

それから、婉曲表現です。「書類の確認をお願いします」ではなく、「書類に際の〇〇の部分について、記載内容に誤りがないか確認をお願いします」というように具体的に表現しましょう。

これ以外にも使っている言葉の定義を確認することも大切です。

例えば、「商品の認知率を高めましょう!」という言葉の定義を確認してみましょう。

認知率とはそもそも何を指していて、高めるとはどの程度のことを指しているのか?そのような点がお互いに明確になっているでしょうか。

言葉の定義を明確にすると、以下の表現になります。

例:商品の20代女性の認知率を現在の20%から40%に高めましょう!

勇気をもって指摘する

上司から仕事を振られて、自分では納得していない、良くわからないのに「わかりました」と返事をしていませんか。

無論、上司が無茶な要求をしている場合もありますが、あまりにも現実離れしている場合は、しっかりと指摘をすることが大切です。

出来ないと分かっていても、断ることができずに「とりあえずやってみます」と安請け合いをすると後で痛い目にあいます。

「1週間以内は難しいですが、10日あればできます」「こういう方法であればできます」など、代替案を提案するなど、実現可能なレベルに引き下げることが大切です。

3.ミスが起きることを想定した防止策

ここまで見てきたように、様々な対策を行っても、ミスが起きる時は起きてしまいますし、完全にゼロにすることは不可能です。

ですので、万一ミスが起きたことも想定して、仕事上のスケジュールを組むことが大切です。そのためには、以下のことを行いましょう。

期限前に提出する

期限ギリギリに提出をした場合、もしそこでミスがあることが分かると、最終的な納期に間に合わせることが出来ません。

ですので、必ず提出期限よりも前もって、提出するようにしましょう。

そうすることで、万一ミスが発覚しても、最終的な納期までには内容を修正して、期限内に納品することが可能になります。

リードタイムに余裕を設ける

職場のメンバーに依頼したことを最終的にあなたが集約して、誰かに提出しなければいけないような場合は、必ず+@のリードタイムを設けるようにしましょう。

このリードタイムを活用して、無いようにミスがないかチェックを入念に行い、必要であれば再提出をお願いしましょう。

そうすることで、最終的なあなたの提出物にはミスがなくなります。

シミュレーションをする

不確定要素が多い場合、全ての仕事が期限内に終わらない可能性があります。

そのような場合は、仮にそれが上手くいかなかった場合、他の代替案を考えておきましょう。

状況を場合分けして、「上手くいったばあい」「上手くいかなかった場合」とシナリオ別に分けてあらかじめシミュレーションをすることで、いざトラブルが発生した際も、慌てることなく対応できます。

まとめ

人間である以上、ミスは必ず起こります。

大切なことは、ミスをなくしたいという気持ちと、ミスをなくすための具体的な防止策を地道に積み重ねることです。

このページにたどり着いたあなたは、ミスをなくすために自分なりに努力をしようとしている人だと思います。

1つ1つは小さいことでも、それらを積み上げることでミスは確実に減らすことができます。

まずは1日1つでも意識して実践してみることをお勧めします。あなたの成功を応援しています。

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